Puntos a vigilar en la integración del Salario Base de Cotización
La integración del Salario Base de Cotización (SBC) es uno de los principales enfoques en las revisiones del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), ya que las discrepancias o errores en los datos pueden ocasionar diferencias en cuotas, requerimientos de información o el ejercicio de facultades de comprobación por parte de la autoridad.
De acuerdo con Norma Robles, de Robles Ulloa, asesores y contadores en nómina y capital humano, las autoridades concentran su atención en la correcta determinación de los conceptos que forman parte del salario cotizable, especialmente en lo relacionado con percepciones variables y su correcto timbrado en el CFDI de nómina.
El SBC se compone de la parte fija, como la cuota diaria, y de las percepciones variables, que corresponden a bonos por productividad o asistencia, horas extra, entre otros conceptos. Estas últimas son donde se presentan diferencias con mayor frecuencia.
La correcta identificación, documentación e integración de los conceptos variables resulta determinante para evitar ajustes en auditorías.
Premios de asistencia y puntualidad
Robles señala que uno de los puntos a considerar es el tratamiento de los premios de asistencia y puntualidad. Aunque la ley contempla una exención del 10 % del SBC, el IMSS ha emitido criterios normativos que exigen documentar adecuadamente estos conceptos.
Para que proceda la exención, la empresa debe comprobar:
Que el trabajador efectivamente asistió (premio de asistencia).
Que el trabajador cumplió con la puntualidad (premio de puntualidad).
Si no existen controles de nómina que acrediten estos supuestos, el concepto pierde la exención y se vuelve 100 % integrable para cotizar, incrementando el costo de seguridad social.
Horas extras y su correcta aplicación
En materia de tiempo extraordinario, se deben observar los límites. La exención es de hasta tres horas por día, tres veces por semana. Si la persona trabaja más de este tiempo, debe integrarse a la cotización.
También se han identificado errores en:
Registro de días festivos o descansos trabajados como si fueran tiempo extraordinario.
Aplicación indebida de exenciones a conceptos que son 100 % integrables.
Horas extras fijas pactadas desde el inicio de la relación laboral, las cuales deben integrarse totalmente sin exención.
Cuando el tiempo adicional forma parte de una práctica constante y predeterminada, se considera fijo y debe integrarse al 100 %.
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Pagos en efectivo y los timbrados de nómina
Otro aspecto relevante es el tratamiento de pagos en efectivo. El IMSS ha adoptado el criterio de que todo pago en efectivo al trabajador se integra al SBC.
En el caso de la despensa, si se paga en efectivo, debe documentarse que el recurso fue utilizado para ese fin. De no existir soporte, el monto puede considerarse integrable en su totalidad.
La revisión ya no parte únicamente de los reportes internos de nómina, sino del CFDI de nómina timbrado ante el SAT. La información contenida en las facturas es la base para que el IMSS determine la integración salarial.
Un error en el timbrado puede generar diferencias. Por ejemplo:
Si un premio de asistencia se timbra como “otros ingresos”, el IMSS puede integrarlo al 100 %.
Si el tiempo extra se timbra como “sueldos y salarios”, se puede considerar totalmente integrable y además como elemento fijo.
Esto puede provocar diferencias en la forma y momento de integración, ya que en seguridad social algunos conceptos fijos se integran cuando se pagan, mientras que los variables se integran en el bimestre siguiente.
Por ello, es necesario revisar cada concepto de nómina y verificar que el código de timbrado corresponda al tratamiento correcto en materia de seguridad social.
La integración correcta del salario y el cumplimiento en materia de seguridad social requieren procesos de nómina respaldados por información verificable y controles claros. Para lograrlo de forma consistente y documentar cada concepto pagado, generar evidencia ante revisiones y reducir riesgos operativos, el uso de tecnología especializada se vuelve la clave.
En este contexto, soluciones como Ventuk están diseñadas para convertir los desafíos del SBC en procesos sencillos y transparentes.
Por ejemplo, facilita la presentación de evidencia ante las autoridades, respaldando el otorgamiento de premios por puntualidad y asistencia mediante historiales detallados de registros, un punto crítico para evitar que pierdan su exención.
Además, su sistema de control de asistencia y reportes de auditoría no solo genera documentación clara sobre horas extras gravadas y exentas (respetando los límites legales), sino que también ofrece informes de percepciones variables y fijas que permiten identificar con rapidez los conceptos aplicados y asegurar que el código de timbrado corresponda al tratamiento correcto.
Para minimizar omisiones y asegurar que cada empleado cuente con factores vigentes, optimiza la actualización masiva de factores de integración por aniversarios laborales o cambios en tablas de prestaciones.
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