Sincronización de nómina con IMSS e Infonavit, llave para el cumplimiento
El cumplimiento correcto de las obligaciones de seguridad social es una de las principales obligaciones y responsabilidades de cualquier empresa en México.
En este contexto, mantener la información de nómina alineada con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit) es esencial para evitar errores, sanciones y costos innecesarios.
Para ello, existen soluciones tecnológicas, como nuestro sistema Ventuk, que permiten automatizar y simplificar este proceso a través de la sincronización directa con los portales de estas instituciones.
¿Por qué es importante sincronizarse?
Cuando la información de altas, bajas, cambios salariales, incapacidades o ausentismo no está correctamente reflejada ante las autoridades de seguridad social, las empresas pueden enfrentar diferencias en sus emisiones mensuales y bimestrales, generando pagos incorrectos, omisiones o incluso recargos.
Errores comunes como no registrar oportunamente un alta o no reportar un crédito de Infonavit pueden derivar en diferencias significativas entre lo que el patrón reporta y lo que la autoridad tiene registrado.
Estas disparidades se traducen en ajustes manuales, aclaraciones o pagos adicionales que afectan tanto al colaborador, como al área contable y adicionalmente a recursos humanos.
Automatización del proceso con Ventuk
Ventuk permite integrar y automatizar todo el proceso relacionado con la seguridad social. Esto incluye:
Altas, bajas y cambios: el sistema se conecta directamente con el portal del IMSS (IDSE) para registrar los movimientos de forma automática, sin necesidad de generar y cargar archivos manualmente.
Descarga automática de datos: las emisiones mensuales y bimestrales se descargan automáticamente, calculando de inmediato la conciliación con la información del sistema.
Conciliación automatizada: se valida que los datos del IMSS coincidan con los del sistema, detectando cualquier diferencia en movimientos, días cotizados, incapacidades, ausentismos, cambios de sueldo o créditos de Infonavit.
Alertas de diferencias: en caso de discrepancias, el sistema indica exactamente cuál es el movimiento o dato que no coincide, para que se tomen las acciones correctivas necesarias.
Registro de incidencias: Ventuk permite integrar movimientos como vacaciones, permisos o ausencias, con la opción de reportarlos si generan efectos en el salario base de cotización.
Las ventajas
Implementar un sistema como Ventuk brinda múltiples beneficios para las empresas:
Reducción de errores humanos: la automatización del proceso evita omisiones en el registro de movimientos y asegura la actualización constante de la información. También los errores se reducen en más del 18%.
Ahorro de tiempo: la sincronización elimina tareas manuales repetitivas, liberando tiempo para otras funciones estratégicas del área de nómina. Utilizar una aplicación integral permite ahorrar más del 50% del tiempo dedicado al proceso de nómina.
Detección oportuna de créditos de Infonavit: la plataforma identifica automáticamente si un empleado tiene un crédito activo, incluso si no lo informó a la empresa, permitiendo hacer la deducción adecuada para evitar omisiones.
Conciliación de percepciones variables: Ventuk valida los ingresos variables (bonos, horas extra, prestaciones adicionales) y los integra correctamente al salario base de cotización.
Cumplimiento normativo: al mantener actualizada la base salarial y los movimientos laborales ante el IMSS e Infonavit, se evitan recargos, sanciones o auditorías por información inconsistente.
Actualización masiva de salarios: la plataforma detecta diferencias en la base de cotización y permite aplicar movimientos de cambio de salario solo a quienes presentaron variaciones.
Reflejo de inversión: en el primer año se registra un retorno de inversión del 100%.
Cumplimiento en tiempo y forma
Cada bimestre, Ventuk facilita el cálculo de las percepciones variables y su integración a la base de cotización, tomando en cuenta factores como antigüedad, días de vacaciones, prima dominical y aguinaldo. Esto garantiza que las obligaciones patronales se calculen y paguen correctamente.
Además, la sincronización periódica asegura que cualquier cambio en el sueldo base o factor de integración se refleje oportunamente ante el IMSS, evitando inconsistencias.
Contar con un sistema automatizado y sincronizado como Ventuk permite a las empresas tener un mayor control, transparencia y eficiencia en el cumplimiento de sus obligaciones de seguridad social.
La digitalización de estos procesos no solo evita errores y sanciones, sino que también representa un avance significativo en la administración de la nómina.
Si aún no cuentas con una solución que tenga esta sincronización y quieres saber más sobre Ventuk, solicita una demostración en este enlace.
