Reducción de la jornada laboral: retos para su cumplimiento
La reducción gradual de la jornada laboral a 40 horas semanales plantea retos para las empresas como el control de horas extra, registros de asistencia y cumplimiento fiscal, por lo que deben prepararse para el inicio de la primera fase en enero de 2027, cuando la jornada pase de 48 a 46 horas semanales.
Durante el webinar Menos horas, más retos: impactos en costos, impuestos y operación, la C.P. Griselda Cruz, coordinadora nacional de seguridad social en Grant Thornton, y el C.P. Rafael Rubí, office managing partner Tijuana en Grant Thornton, analizaron los aspectos que las organizaciones deben considerar para adaptar sus procesos.
Horas extra: control, pago e impacto fiscal
Uno de los puntos centrales fue la necesidad de revisar cómo se distribuyen y pagan las horas extraordinarias. Griselda Cruz explicó que la aplicación de este tiempo debe responder a requisitos operativos específicos y no convertirse en pagos constantes o rutinarios.
Cuando las horas extra se pagan de manera recurrente, la autoridad puede cuestionar si conservan su naturaleza. Si se consideran una percepción fija, puede cambiar su tratamiento para efectos de la integración del Salario Base de Cotización.
Por ello, las empresas deben identificar las razones operativas que justifican el trabajo extraordinario, documentar las circunstancias en las que se solicita y conservar evidencia del tiempo efectivamente laborado.
Registro electrónico de asistencia y evidencia del cumplimiento
El registro de asistencia constituye otro de los aspectos fundamentales de la implementación. De acuerdo con la especialista, la reducción de la jornada vuelve a poner énfasis en la necesidad de contar con controles electrónicos que permitan acreditar los horarios de los trabajadores.
El sistema debe permitir identificar de manera confiable los horarios de entrada y salida, además de generar registros que puedan utilizarse como evidencia ante una revisión de la autoridad.
La implementación de estos controles también requiere fomentar entre el personal el registro puntual de sus movimientos, pues las omisiones pueden generar diferencias entre el tiempo efectivamente trabajado y la información registrada.
Por su parte, Rafael Rubí señaló que las empresas están transitando de un cumplimiento basado en documentos a uno que exige demostrar que los hechos ocurrieron. En este contexto, los registros de asistencia se relacionan con la prenómina, la nómina y la contabilidad, por lo que destacó la importancia de conservarlos y tenerlos disponibles ante posibles requerimientos.
Asimismo, explicó que la autoridad puede revisar la información para identificar inconsistencias entre las horas reportadas y las percepciones pagadas. Contar con registros y mantener la trazabilidad de la información será relevante para acreditar el cumplimiento y evitar sanciones.
La preparación de las empresas ante la reducción de jornada
En su participación, Rubí enfatizó la importancia de anticipar los efectos operativos y financieros del cambio. Entre las recomendaciones se encuentra realizar ejercicios para estimar los costos de las horas extra, revisar su recurrencia y evaluar cómo se relacionan con el pago de nómina y las obligaciones fiscales.
La preparación requiere revisar los procesos de asistencia y nómina, analizar los escenarios de operación y conservar evidencia suficiente para atender las revisiones de las autoridades.
Para profundizar en estos temas, consulta las presentaciones del webinar a continuación: